In het kort houd het in dat je inbox bijna altijd leeg is, dat geeft een paar voordelen,
- Je voorkomt dubbel werk
- Je weet dat alles “af” is
- Mocht je toch stiekem wat laten staan, dan valt het tenminste op
Het is eigenlijk heel simpel, en dat is, lees een email 1x en doe er dan ook wat mee, bedenk maar eens hoe vaak je tegen jezelf zegt, “doe ik straks wel”.
- Gooi het weg – Reclame/Spam/Informatie die je niet nodig hebt/Informatie die je kan onthouden.
Een mailtje met “ik kom iets laten” ga je echt niet meer nodig hebben over 2 weken. - Archiveer het – Als je denkt het nog eens nodig te hebben, plaats het dan in een aparte folder “Achief”, maak je geen zorgen dat het allemaal in 1 folder zit, meestal vind je het zo terug door te zoeken op naam en/of onderwerp.
- Makelijk bericht – Geef een kort antwoord en archiveer het dan
- Verzoekjes – Zet dit in een aparte folder “Taken” of op een aparte takenlijst
- Lange mails – Nadat de rest gedaan is kan je deze beantwoorden, maar het is beter om ze te elimineren, bel bijvoorbeeld even of probeer een antwoord te schrijven waar de “fluff” verwijderd is.